[#WHT2019 3/8] Podatek u źródła – co oznacza należyta staranność płatnika?

W ramach naszego cyklu dotyczącego wchodzących od 2019 r. zmian w zakresie rozliczania podatku u źródła, w tym wpisie postaramy się odpowiedzieć na pytania dotyczące obowiązku dochowania należytej staranności przez płatnika podatku u źródła. W jakim przypadku konieczne jest dochowanie należytej staranności przez płatnika? Co może być oceniane przez organy podatkowe pod kątem stwierdzenia działania z należytą starannością?

Dla przypomnienia: zgodnie z uchwaloną przez parlament ustawą wprowadzającą zmiany w CIT, PIT oraz Ordynacji podatkowej – od 1 stycznia 2019 r. będą obowiązywały dwa reżimy rozliczania podatku u źródła. W przypadku, gdy płatności na rzecz jednego odbiorcy przekroczą 2 mln PLN rocznie, zasadą będzie obowiązek pobrania przez płatnika podatku u źródła według stawki krajowej tj. 19% lub 20% od nadwyżki ponad tę kwotę (niezależnie od tego, czy płatności te podlegają zwolnieniu w podatku u źródła lub obniżonej stawce).

W pozostałych przypadkach, a także w sytuacji podpisania przez płatnika specyficznego oświadczenia lub uzyskania opinii zabezpieczającej, możliwe będzie zastosowanie dotychczasowej metody bezpośredniego zwolnienia od podatku, niepobrania podatku lub obniżonych stawek tego podatku wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania / dyrektyw UE.

Zgodnie z nowymi przepisami, niezależnie od tego, czy płatność przekroczy w danym roku 2 mln PLN, czy też nie, przy weryfikacji warunków zastosowania obniżonej stawki podatku albo zwolnienia, płatnicy będą zobowiązani do dochowania należytej staranności. Przy ocenie dochowania należytej staranności powinno uwzględniać się charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez płatnika.

Tyle w zakresie obowiązku dochowania należytej staranności przez płatnika mówią przepisy. I jest to bardzo niewiele… Użyte w nowych przepisach pojęcie „należyta staranność” stanowi klauzulę generalną, która nie posiada jasno określonego ustawowego znaczenia prawnego. Ustalenie rozumienia tego terminu będzie zatem wymagało ustalenia pewnych kryteriów, na jakich powinny opierać się organy podatkowe przy ocenianiu dochowania należytej staranności w konkretnych przypadkach dokonywania zagranicznych wypłat. To powoduje zaś, że istnieje zagrożenie, że organy podatkowe będą podchodziły bardzo rygorystycznie do kwestii ustalenia, czy płatnik działał z należytą starannością i wymagać dokonywania ponadstandardowej weryfikacji podmiotu, na rzecz którego dokonywana jest płatność. Takie tendencje są zresztą bardzo dobrze widoczne w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie organy podatkowe bardzo często kwestionują prawo do odliczenia VAT oraz stosowania zerowej stawki ze względu na brak dochowania należytej staranności przy weryfikacji kontrahentów znajdujących się na wcześniejszych lub późniejszych etapach łańcucha dostaw.

Starając się jednak odpowiedzieć na pytanie, jakie kryteria będą mogły być brane przy ocenie dochowania należytej staranności płatnika podatku u źródła konieczne jest zwrócenie uwagi na dwie kluczowe kwestie.

Po pierwsze, obowiązek dochowania należytej staranności odnosi się do weryfikacji zastosowania obniżonej stawki podatku albo zwolnienia. Podstawowym warunkiem zastosowania preferencyjnych warunków jest zaś to, aby odbiorca płatności był ich rzeczywistym właścicielem (ang. beneficial owner). Warto tu wspomnieć że dotychczas dyskusja o rzeczywistym właścicielu najczęściej dotyczyła odsetek i należności licencyjnych. Nowe przepisy nakazują również analizę takiego statusu dla odbiorcy dywidendy czy tzw. usług niematerialnych. Dlatego też, płatnicy dokonujący zagranicznych wypłat będą musieli przede wszystkim starannie sprawdzić, czy odbiorca płatności jest ich ostatecznym właścicielem oraz odpowiednio udokumentować tę weryfikację. Przykładowo, organy w takich przypadkach mogą żądać następujących dokumentów:

  • certyfikaty rezydencji podatkowej odbiorcy płatności;
  • umowy, z których wynikały wypłaty oraz kalkulacje wypłacanych kwot;
  • potwierdzenia przelewów dokonywanych wypłat;
  • umowy zawierane przez odbiorcę należności;
  • umowy spółki oraz sprawozdania finansowe odbiorcy należności;
  • informacje o schemacie powiązań spółek.

Warto zwrócić też uwagę, że w ramach prowadzenia przez organy podatkowe postępowania w zakresie ustalenia, czy przeprowadzona przez płatnika weryfikacja była odpowiednia (należycie staranna), organy mogą również przesłuchiwać pracowników spółek w tym zakresie.

Po drugie, przy ocenie dochowania należytej staranności organy podatkowe będą również uwzględniały charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez płatnika. Jak wskazuje sam projektodawca w uzasadnieniu do nowelizacji, innego stopnia weryfikacji należy oczekiwać od osób fizycznych dokonujących niewielkich wypłat do kontrahentów zagranicznych, innego zaś od dużych podmiotów wypłacających znaczące kwoty zagranicznym odbiorcom. Również charakter działalności płatnika oraz branża, w której działa może determinować konieczność podjęcia dodatkowych czynności weryfikacyjnych. Zgodnie z zapowiedziami MF, w sektorach szczególnie narażonych na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości podatkowych (np. sektor finansowy) konieczne może być stosowanie analizy i zbierania dokumentów wymaganych przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Konsekwencje uznania przez organy podatkowe braku dochowania należytej staranności mogą być bardzo daleko idące. W takim przypadku płatnik może ponieść odpowiedzialność podatkową za niepobrany podatek. Szczególnie duże ryzyko poniesienia odpowiedzialności przez płatnika będzie istniało w przypadku wypłat na rzecz podmiotów powiązanych (wówczas nie ma możliwości przeniesienia winy z płatnika na podatnika). Co więcej, w przypadku uznania, że przeprowadzona przez płatnika weryfikacja była nieadekwatna do charakteru i skali jego działalności, wraz z decyzją o odpowiedzialności za niepobrany podatek będzie on mógł również zostać obciążony sankcyjną, dziesięcioprocentową stawką dodatkowego zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym, bardzo istotne jest, aby podmioty, które w ramach swojej działalności dokonują wypłat do zagranicznych podmiotów odpowiednio przygotowały się do nowych przepisów. Konieczne może okazać się opracowanie i wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych dotyczących gromadzenia odpowiedniej dokumentacji oraz wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzanie weryfikacji kontrahentów. A czasu jest bardzo niewiele. Do wejścia w życie nowych przepisów pozostał w praktyce niewiele ponad miesiąc…

Zobacz również wcześniejsze wpisy dotyczące zmian w podatku u źródła:

[#WHT2019 1/8] Podatek u źródła – czas przygotować się na zmiany

[#WHT2019 2/8] Podatek u źródła – co tak naprawdę może być opodatkowane

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *